MINIT MESYUARAT HASIL LAPORAN AUDIT EKSA ZON NILAM BIL 4/2020

 

MINIT MESYUARAT HASIL LAPORAN AUDIT EKSA ZON NILAM BIL 4/2020

 

TARIKH   : 18.9.2020

MASA     : 10.00 pagi – 11.00 pagi

TEMPAT : RUANG LEGAR KKIA

 

SENARAI KEHADIRAN :

1)      DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

2)      PF NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI

3)      PT AZUWANA MOHD RAZALI

4)      DR NURHANANI RIDZUAN

5)      PPPK MOHD AZIZAN MD YUSOF

6)      DR RAMPRAVINDER

7)      JM SUHAIDA BINTI ROSLAN

8)      JM NOOR HANA ABU HASSAN

9)      JM ROHAYU ISMAIL

10)   JM NOR FAZILLA BT SHUHAIMI

11)   JTMP SITI FAZIAH BT ABU BAKAR

12)   JM SALMAH BINTI HASHIM

13)   PPP AZAM BIN MUZLAN

14)   PPP SALSABILA

15)   SN HASHIMA

16)   PA AFIDAH

17)   PPK HASLINDA SAPIAN

18)   JM MASIATONSEHA M. YUSOF

19)   SN NURIZAN ABDULLAH

20)   JM HAZNIERA ANJANG ENGGI

21)   JM NOOR AZEEDA AZMAN

 

 

1.0   TINDAKAN HASIL PEMBENTANGAN AUDIT

 

1.1)  Sudut pengiktirafan perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : PIC sudut pengiktirafan 

 

1.2)  Laporan jawatankuasa induk perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : AJK Latihan & AJK Promosi

 

1.3) Pengiktirafan zon nilam daripada tahun tahun terdahulu perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : Setiausaha EKSA 

 

1.4) Pastikan borang KEWPA-7 adalah mengikut versi terbaru iaitu tahun 2020. Borang KEWPA-7 mesti berwarna kuning dan perlu ditandatangani oleh PIC.

Tindakan/makluman : Semua PIC unit 

 

1.5) Untuk peralatan atau perabot yang rosak, sila buat aduan kerosakan dan simpan salinan aduan untuk rujukan semasa audit akan datang.

Tindakan/makluman : Anggota terlibat

  

1.6) Barang yang di simpan dalam kabinet perlu ada senarai ‘master index’. Mohon PIC semak semula dan buat senarai jika tiada.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.7) Label pelbagai adalah tidak dibenarkan. Sila namakan label dengan betul mengikut barang yang di simpan.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.8) Sila wujudkan ‘dummy file’ beserta senarai pergerakan fail untuk kabinet yang menyimpan fail.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.9) Setiap stor perlu menyediakan etika penggunaan stor.

Tindakan/makluman : PIC stor

 

2.0   PENUTUP

2.1) Ketua zon nilam memaklumkan auditor akan turun semula pada dua minggu akan datang. Diharapkan semua dapat membuat penambahbaikan dengan secepat mungkin.

2.2) Mesyuarat ditangguhkan sehingga jam 12 tengah hari dan ucapan terima kasih kepada semua yang hadir.

 

Disediakan oleh  :                                                                               Disahkan oleh   

NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI                                              DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

SETIAUSAHA EKSA ZON NILAM                                                KETUA EKSA ZON  NILAM