MINIT MESYUARAT
HASIL PENEMUAN DAN PENAMBAHBAIKAN AUDIT DALAMAN EKSA ZON NILAM BIL 3/2020
TARIKH :
14.8.2020
MASA : 10.00
pagi – 11.00 pagi
TEMPAT : RUANG LEGAR KKIA
SENARAI KEHADIRAN
:
1)
DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN
2)
PF NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI
3)
PT AZUWANA
BINTI MOHD RAZALI
4)
KJK HASNAH OMAR
5)
JM NURIZAN BINTI ABDULLAH
6)
JM NOR ASMAH
7)
PF HAZIRA BINTI MOHD ROSLEY
8)
JM ROHAYU ZAMANI
9)
JM SUAZLIANA BINTI YEOP AHMAD
10)
JM SITI SURIATI BTE SULAIMAN
11)
JM RUSNAWATI BT OTHMAN
12)
JM SALMAH BT HASHIM
13)
JM JAMSURINA BT RAHAMAN
14)
PPK HASLINDA BT SAPIAN
15)
PA AFIDAH BT ABDULLAH
16)
PA NURUL AZWA
17)
JM SUHAIDA BT ROSLAN
18)
PPF SOFIENAS BINTI ABD SAMAD
19)
JM NOOR HANA ABU HASSAN
20)
PKB KAMARUZZAMAN
21)
PPH NOOR HANIMA BT ABDUL HALIM
22)
PPK ABDUL HALID
23)
MA AHMAD HAMBALI BIN NORDIN
24)
JK SITI NURAMIZA AZMIN
1.0 PENGENALAN EKSA
1.1) Ketua
zon memberikan penerangan mengenai latar belakang EKSA, logo dan dasar EKSA.
Beliau mengingatkan semua anggota agar sentiasa mengamalkan eksa di ruang kerja
masing-masing.
Tindakan/makluman: Semua anggota
2.0 PEMBENTANGAN AUDIT DALAMAN
2.1) Didapati hampir semua
pelan lantai dan suis di semua unit adalah tidak tepat. Diminta semua PIC untuk
berbincang dengan ketua zon dan membuat pelan yang baru.
Tindakan/makluman: PIC unit
2.2) Setiap barang yang
disimpan perlu dilabel dengan betul. Jangan simpan barang yang tidak sepatutnya
di kawasan yang berkenaan.
Tindakan/makluman: Semua anggota
2.3) Alatan pinggan mangkuk di
pantri perlu di susun dengan kemas dan teratur selepas digunakan. Ketua zon
menggesa agar semua anggota bertanggungjawab apabila menggunakan pantri dan
jaga kebersihan pantri bersama sama.
Tindakan/makluman: Semua anggota
2.4) Setiap alatan dan mesin
perlu ada tatacara penggunaan. Diminta PIC setiap bilik menyediakan tatacara
pengunaan bagi setiap alatan dan mesin.
Tindakan/makluman: PIC unit
2.5) Fail, buku dan borang yang
digunakan sewaktu bekerja tidak boleh diletakkan berselerak di atas meja. Ianya
perlu disusun di dalam laci/bekas tertutup untuk mengekalkan kekemasan.
Tindakan/makluman: Semua anggota
2.6) Setiap bilik perlu
menyediakan etika penggunaan. Bilik kad adalah contoh terbaik kerana mempunya
etika penggunaan.
Tindakan/makluman: PIC unit
2.7) Auditor memberi teguran agar
makmal dan bilik 5 melakukan penambahbaikan secara menyeluruh. Ketua zon meminta
anggota lain agar turut membantu mereka untuk membuat persiapan EKSA.
Tindakan/makluman: Semua anggota
2.8) Warna label penjimatan
tenaga di suis dijumpai berbeza di sesetengah tempat. Ketua zon telah
menetapkan label penjimatan tenaga adalah berwarna kuning dan label penjimatan
air adalah berwarna biru.
Tindakan/makluman: PIC unit
2.9) Setiap fail dan dokumen
yang disimpan perlu ada master index.
Tindakan/makluman: PIC unit
2.10) Pemakluman mengenai sudut
maya EKSA iaitu blog EKSA Zon Nilam kepada semua anggota. Auditor memaklumkan
bahawa semua anggota perlu tahu kewujudan blog EKSA dan mengunjungi blog berkenaan
untuk mengetahui perkembangan dan aktiviti EKSA.
Tindakan/makluman: Setiausaha EKSA
& semua anggota
3.0 CADANGAN DAN PENAMBAHBAIKAN
3.1) Cadangan untuk membeli
satu rak atau laci untuk meletakkan beg anggota yang tidak mempunyai laci
persendirian. Namun untuk penjimatan kos, anggota boleh membuat inovasi
menggunakan barangan terpakai untuk menyediakan ruang menyimpan beg.
Tindakan/makluman: Ketua zon &
anggota terlibat
3.2) Cadangan bergotong royong untuk
penambaikan di unit masing-masing. Cadangan pertama adalah semua anggota
dikehendaki melakukan gotong royong bermula pukul 5 petang sehingga 7 malam
setiap hari selama seminggu. Cadangan kedua adalah semua anggota perlu datang bergotong royong
pada hari Sabtu. ‘Claim time off’ akan diberikan kepada anggota.
Tindakan/makluman: semua anggota
3.3) Cadangan untuk meletakkan
label pergerakan staff di setiap meja kerja.
Tindakan/makluman: AJK EKSA
3.4) Cadangan untuk meletak
logo EKSA di setiap meja dan menempah baju t-shirt EKSA untuk tujuan promosi.
Tindakan/makluman: AJK EKSA
3.5) Pengiktirafan unit
mengikut kategori akan diberikan oleh JK EKSA setelah penambahbaikan dibuat.
Tindakan/makluman: AJK EKSA
4.0 PENUTUP
4.1) Ketua zon mengingatkan
penambahbaikan perlu dilakukan dalam masa 2 minggu lagi iaitu pada awal bulan September
2020. Mesyuarat ditangguhkan sehingga jam 11 pagi dan ucapan terima kasih
kepada semua yang hadir.
Disediakan oleh
: Disahkan oleh :
NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN
SETIAUSAHA EKSA ZON NILAM KETUA EKSA ZON NILAM
