MINIT MESYUARAT HASIL LAPORAN AUDIT EKSA ZON NILAM BIL 4/2020

 

MINIT MESYUARAT HASIL LAPORAN AUDIT EKSA ZON NILAM BIL 4/2020

 

TARIKH   : 18.9.2020

MASA     : 10.00 pagi – 11.00 pagi

TEMPAT : RUANG LEGAR KKIA

 

SENARAI KEHADIRAN :

1)      DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

2)      PF NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI

3)      PT AZUWANA MOHD RAZALI

4)      DR NURHANANI RIDZUAN

5)      PPPK MOHD AZIZAN MD YUSOF

6)      DR RAMPRAVINDER

7)      JM SUHAIDA BINTI ROSLAN

8)      JM NOOR HANA ABU HASSAN

9)      JM ROHAYU ISMAIL

10)   JM NOR FAZILLA BT SHUHAIMI

11)   JTMP SITI FAZIAH BT ABU BAKAR

12)   JM SALMAH BINTI HASHIM

13)   PPP AZAM BIN MUZLAN

14)   PPP SALSABILA

15)   SN HASHIMA

16)   PA AFIDAH

17)   PPK HASLINDA SAPIAN

18)   JM MASIATONSEHA M. YUSOF

19)   SN NURIZAN ABDULLAH

20)   JM HAZNIERA ANJANG ENGGI

21)   JM NOOR AZEEDA AZMAN

 

 

1.0   TINDAKAN HASIL PEMBENTANGAN AUDIT

 

1.1)  Sudut pengiktirafan perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : PIC sudut pengiktirafan 

 

1.2)  Laporan jawatankuasa induk perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : AJK Latihan & AJK Promosi

 

1.3) Pengiktirafan zon nilam daripada tahun tahun terdahulu perlu dikemaskini.

Tindakan/makluman : Setiausaha EKSA 

 

1.4) Pastikan borang KEWPA-7 adalah mengikut versi terbaru iaitu tahun 2020. Borang KEWPA-7 mesti berwarna kuning dan perlu ditandatangani oleh PIC.

Tindakan/makluman : Semua PIC unit 

 

1.5) Untuk peralatan atau perabot yang rosak, sila buat aduan kerosakan dan simpan salinan aduan untuk rujukan semasa audit akan datang.

Tindakan/makluman : Anggota terlibat

  

1.6) Barang yang di simpan dalam kabinet perlu ada senarai ‘master index’. Mohon PIC semak semula dan buat senarai jika tiada.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.7) Label pelbagai adalah tidak dibenarkan. Sila namakan label dengan betul mengikut barang yang di simpan.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.8) Sila wujudkan ‘dummy file’ beserta senarai pergerakan fail untuk kabinet yang menyimpan fail.

Tindakan/makluman : PIC unit 

 

1.9) Setiap stor perlu menyediakan etika penggunaan stor.

Tindakan/makluman : PIC stor

 

2.0   PENUTUP

2.1) Ketua zon nilam memaklumkan auditor akan turun semula pada dua minggu akan datang. Diharapkan semua dapat membuat penambahbaikan dengan secepat mungkin.

2.2) Mesyuarat ditangguhkan sehingga jam 12 tengah hari dan ucapan terima kasih kepada semua yang hadir.

 

Disediakan oleh  :                                                                               Disahkan oleh   

NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI                                              DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

SETIAUSAHA EKSA ZON NILAM                                                KETUA EKSA ZON  NILAM

 

MINIT MESYUARAT EKSA ZON NILAM BIL 3/2020

 

MINIT MESYUARAT HASIL PENEMUAN DAN PENAMBAHBAIKAN AUDIT DALAMAN EKSA ZON NILAM BIL 3/2020

TARIKH   : 14.8.2020

MASA     : 10.00 pagi – 11.00 pagi

TEMPAT : RUANG LEGAR KKIA

 

SENARAI KEHADIRAN :

1)      DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

2)      PF NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI

3)      PT AZUWANA  BINTI MOHD RAZALI

4)      KJK HASNAH OMAR

5)      JM NURIZAN BINTI ABDULLAH

6)      JM NOR ASMAH

7)      PF HAZIRA BINTI MOHD ROSLEY

8)      JM ROHAYU ZAMANI

9)      JM SUAZLIANA BINTI YEOP AHMAD

10)   JM SITI SURIATI BTE SULAIMAN

11)   JM RUSNAWATI BT OTHMAN

12)   JM SALMAH BT HASHIM

13)   JM JAMSURINA BT RAHAMAN

14)   PPK HASLINDA BT SAPIAN

15)   PA AFIDAH BT ABDULLAH

16)   PA NURUL AZWA

17)   JM SUHAIDA BT ROSLAN

18)   PPF SOFIENAS BINTI ABD SAMAD

19)   JM NOOR HANA ABU HASSAN

20)   PKB KAMARUZZAMAN

21)   PPH NOOR HANIMA BT ABDUL HALIM

22)   PPK ABDUL HALID

23)   MA AHMAD HAMBALI BIN NORDIN

24)   JK SITI NURAMIZA AZMIN

 

1.0   PENGENALAN EKSA

1.1) Ketua zon memberikan penerangan mengenai latar belakang EKSA, logo dan dasar EKSA. Beliau mengingatkan semua anggota agar sentiasa mengamalkan eksa di ruang kerja masing-masing.

Tindakan/makluman: Semua anggota

 

2.0   PEMBENTANGAN AUDIT DALAMAN

2.1) Didapati hampir semua pelan lantai dan suis di semua unit adalah tidak tepat. Diminta semua PIC untuk berbincang dengan ketua zon dan membuat pelan yang baru.

Tindakan/makluman: PIC unit

 

2.2) Setiap barang yang disimpan perlu dilabel dengan betul. Jangan simpan barang yang tidak sepatutnya di kawasan yang berkenaan.

Tindakan/makluman: Semua anggota

 

2.3) Alatan pinggan mangkuk di pantri perlu di susun dengan kemas dan teratur selepas digunakan. Ketua zon menggesa agar semua anggota bertanggungjawab apabila menggunakan pantri dan jaga kebersihan pantri bersama sama.

Tindakan/makluman: Semua anggota

 

2.4) Setiap alatan dan mesin perlu ada tatacara penggunaan. Diminta PIC setiap bilik menyediakan tatacara pengunaan bagi setiap alatan dan mesin.

Tindakan/makluman: PIC unit

 

2.5) Fail, buku dan borang yang digunakan sewaktu bekerja tidak boleh diletakkan berselerak di atas meja. Ianya perlu disusun di dalam laci/bekas tertutup untuk mengekalkan kekemasan.

Tindakan/makluman: Semua anggota 

 

2.6) Setiap bilik perlu menyediakan etika penggunaan. Bilik kad adalah contoh terbaik kerana mempunya etika penggunaan.

Tindakan/makluman: PIC unit 

 

2.7) Auditor memberi teguran agar makmal dan bilik 5 melakukan penambahbaikan secara menyeluruh. Ketua zon meminta anggota lain agar turut membantu mereka untuk membuat persiapan EKSA.

Tindakan/makluman: Semua anggota

 

2.8) Warna label penjimatan tenaga di suis dijumpai berbeza di sesetengah tempat. Ketua zon telah menetapkan label penjimatan tenaga adalah berwarna kuning dan label penjimatan air adalah berwarna biru.

Tindakan/makluman: PIC unit

 

2.9) Setiap fail dan dokumen yang disimpan perlu ada master index.

Tindakan/makluman: PIC unit

 

2.10) Pemakluman mengenai sudut maya EKSA iaitu blog EKSA Zon Nilam kepada semua anggota. Auditor memaklumkan bahawa semua anggota perlu tahu kewujudan blog EKSA dan mengunjungi blog berkenaan untuk mengetahui perkembangan dan aktiviti EKSA.

Tindakan/makluman: Setiausaha EKSA & semua anggota

  

 

3.0   CADANGAN DAN PENAMBAHBAIKAN

3.1) Cadangan untuk membeli satu rak atau laci untuk meletakkan beg anggota yang tidak mempunyai laci persendirian. Namun untuk penjimatan kos, anggota boleh membuat inovasi menggunakan barangan terpakai untuk menyediakan ruang menyimpan beg.

Tindakan/makluman: Ketua zon & anggota terlibat

 

3.2) Cadangan bergotong royong untuk penambaikan di unit masing-masing. Cadangan pertama adalah semua anggota dikehendaki melakukan gotong royong bermula pukul 5 petang sehingga 7 malam setiap hari selama seminggu. Cadangan kedua adalah  semua anggota perlu datang bergotong royong pada hari Sabtu. ‘Claim time off’ akan diberikan kepada anggota.

Tindakan/makluman: semua anggota

 

3.3) Cadangan untuk meletakkan label pergerakan staff di setiap meja kerja.

Tindakan/makluman: AJK EKSA

 

3.4) Cadangan untuk meletak logo EKSA di setiap meja dan menempah baju t-shirt EKSA untuk tujuan promosi.

Tindakan/makluman: AJK EKSA

 

3.5) Pengiktirafan unit mengikut kategori akan diberikan oleh JK EKSA setelah penambahbaikan dibuat.

Tindakan/makluman: AJK EKSA

 

4.0   PENUTUP

4.1) Ketua zon mengingatkan penambahbaikan perlu dilakukan dalam masa 2 minggu lagi iaitu pada awal bulan September 2020. Mesyuarat ditangguhkan sehingga jam 11 pagi dan ucapan terima kasih kepada semua yang hadir.

 

Disediakan oleh  :                                                                               Disahkan oleh   :

 

NURUL AIN MOHAMAD TARMIZI                                              DR RUFAIDAH BINTI SHAIDAN

SETIAUSAHA EKSA ZON NILAM                                                KETUA EKSA ZON  NILAM

 

PROMOSI EKSA DAN MESYUARAT HASIL PENEMUAN DAN PENAMBAHBAIKAN AUDIT DALAMAN EKSA BIL 1/2020

Pada 14 Ogos 2020 telah diadakan mesyuarat tentang hasil penemuan audit dalaman EKSA. Ketua zon telah membentangkan beberapa hasil penemuan sepanjang audit dan mengarahkan semua PIC membuat penambahbaikan sebelum audit seterusnya dijalankan. 

Penerangan mengenai latar belakang EKSA juga turut diterangkan kepada anggota untuk mengingatkan mereka apa itu EKSA dan komponen dalam EKSA.

AUDIT DALAMAN EKSA ZON NILAM BIL 1/2020

Pada 13 Ogos 2020, audit dalaman EKSA Zon Nilam telah dijalankan yang diketuai oleh En Mohd Azlan. Auditor lain yang turut membantu ialah Pn Normazmein dan Pn Siti Hasmiza. Audit telah berlangsung bermula jam 8 pagi sehingga 5 petang meliputi semua unit bermula dari unit KKIA hingga ke BAKAS. Pelbagai teguran telah diterima dan penambahbaikan perlu dilakukan untuk pemantauan akan datang. 

GAMBAR SEBELUM SELEPAS

Sebelah kiri adalah gambar kaunter pendaftaran lama dan sebelah kanan adalah kaunter pendaftaran yang telah diubahsuai dan berpindah ke lokasi baru

Sebelah kiri adalah rak kad pesakit di bilik lama dan sebelah kanan adalah lokasi bilik kad baru yang lebih luas dan tersusun

Sebelum ini PPPK hanya mempunyai ruang sahaja dan berkongsi dengan bilik kad. Kini PPPK telah berpindah ke bilik sendiri yang lebih selesa dan privasi.

Sebelah kiri ada gambar sudut kendiri di ruang legar OPD. Kini ruangan tersebut telah dijadikan sebagai kaunter temujanji

Sebelah kiri adalah gambar sudut triage yang agak sesak dengan bermacam barangan di atas meja. Sebelah kanan adalah gambar selepas proses susun atur yang kelihatan lebih kemas

Sebelah kiri adalah gambar bilik fundus yang bekongsi dengan stor farmasi. Label ubat juga disimpan dalam bilik fundus. Selepas proses susun atur, bilik fundus kelihatan lebih luas dan rak label ubat juga telah dikeluarkan dari bilik fundus.

Kiri adalah gambar bilik pegawai perubatan 4 sebelum dicat manakala kanan adalah gambar selepas dicat dinding yang menampakkan bilik lebih luas

Kiri adalah gambar bilik pegawai perubatan 6 yang tidak teratur dan agak sempit manakala kanan adalah gambar selepas di susun atur yang kelihatan lebih luas dan kemas

Dinding pantri juga telah dicat baru untuk menampakkan imej korporat

Dinding bilik penyusuan juga telah dicat agar kelihatan lebih korporat

 

AMALAN HIJAU : PENGGUNAAN SEMULA BAHAN TERPAKAI

Berikut adalah idea dan kreativiti yang telah dihasilkan untuk mengguna semula bahan terpakai.

Penghasilan recycle bin daripada kotak terpakai

Penghasilan peti surat daripada kotak terpakai

Guna semula kotak terbuang sebagai tempat meletakkan sampah dan kertas recycle

Menggunakan kotak terpakai untuk dijadikan tempat pemulangan inhaler

Guna semula kotak terpakai untuk dijadikan bekas menyimpan wayar yang berselirat di dinding. Wayar tidak kelihatan serabut lagi dan lebih kemas.

LATIHAN KEBAKARAN DAN DEMONSTRASI MEMADAM API

Pada 10 Julai 2020, latihan kebakaran telah diadakan yang melibatkan semua anggota Klinik Kesihatan Parit. Latihan ini dijalankan dengan kerjasama pihak balai bomba Parit. Demonstrasi memadam api juga turut dijalankan di kawasan tempat meletak kenderaan. Beberapa orang anggota diminta untuk menjalankan demonstrasi memadam api untuk mendedahkan mereka dengan teknik memadam api yang betul.